I. Co to jest EZD,EZD PUW, EZD RP -, dla kogo i od kiedy?
II. Od kiedy będzie ustawowy obowiązek stosowania EZD ?
III. Zmiany dotyczące zarządzania dokumentacją w ustawach (ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, kpa o informatyzacji…..i inne).
IV. Przepisy kancelaryjne – dostosowanie do EZD – jak napisać własne?
V. Czy wszystkie sprawy w podmiocie będą procedowane elektronicznie w systemie EZD?
VI. Jak dokonać wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania spraw w Urzędzie?
VII. Jak wygląda obieg dla sprawy elektronicznej, a jak dla papierowej?
VIII. Co to jest dekretacja zastępcza?
IX. Składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych.
X. Co to jest inwentaryzacja JRWA (Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt)? – Jak dokonać wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowania spraw w Urzędzie.
XI. Rodzaje dokumentacji wpływającej lub tworzonej w Podmiocie i właściwe z nią postępowanie.
1. Dokument papierowy, dokument elektroniczny przekazany pocztą; elektroniczną, na informatycznym nośniku danych na elektroniczną skrzynkę podawczą ePUAP;
2. Kategorie dokumentacji, dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw.
XII. Sposoby procedowania spraw w EZD.
1. Sprawy prowadzone w podmiocie (Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt);
2. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu i rozstrzygania spraw – „ tzw. wyjątki na papierze”;
3. Prowadzenie Składu Chronologicznego i Składu Informatycznych Nośników Danych;
4. Koordynator Czynności Kancelaryjnych -zadania;
5. Akta sprawy w EZD, Metryka sprawy w EZD, Kompletność akt w sprawie papierowej i elektronicznej.
XIII. Czynności kancelaryjne w systemie EZD.
1. Zadania punktów kancelaryjnych – (Kancelarii Ogólnej i innych).
a) otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki, rejestracja wpływów w RPW (naklejanie identyfikatora) – wyjątki, skanowanie-wyjątki, wprowadzanie metadanych,
b) tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne odwzorowanie i niepełne odwzorowanie, prowadzenie składu informatycznych nośników danych,
c) przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych,
2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych.
a) dekretacja pisma – wyjątki, akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa), podpisanie pisma podpisem elektronicznym i podpisem odręcznym.
3. Zadania prowadzących sprawy.
a) zakładanie spraw, dekretacja zastępcza, uzupełnianie metadanych,
b) prowadzenie kompletnych akt sprawy, prowadzenie metryk spraw, sporządzanie projektów pism, dokonywanie akceptacji.
XIV. Korespondencja wewnętrzna w EZD – współdziałanie na zasadzie komórki merytorycznej i niemerytorycznej.
XV. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych.
XVI. Warsztaty z Instrukcji Kancelaryjnej, Rzeczowego Wykazu Akt, Instrukcji Archiwalnej.